Il sito e il gestionale che finalmente si parlano.
Un'integrazione è un collegamento tra il tuo sito WordPress e un altro programma: il gestionale, il CRM, la fatturazione, il corriere. I dati passano da soli da una parte all'altra, senza che nessuno li ricopi. La sviluppiamo come plugin su misura, dopo aver verificato che cosa il tuo programma permette di fare.
Plugin WordPress su misura da € 290
Aggiornato il
Due programmi che non si conoscono
Ricopi ogni ordine a mano
Arriva dal sito, lo leggi, lo ribatti nel gestionale. Dieci minuti per ordine, e ogni tanto una cifra sbagliata.
Il sito vende ciò che non hai più
Il magazzino è aggiornato nel gestionale, ma sul sito il prodotto risulta disponibile. Segue una telefonata di scuse.
I prezzi vanno cambiati in due posti
Aggiorni il listino nel gestionale e poi di nuovo sul sito. Finché uno dei due resta indietro.
I contatti restano nel sito
Le richieste dal modulo arrivano per email e lì si fermano. Nel programma dove segui i clienti non compaiono.
I collegamenti che sviluppiamo più spesso
Negozio online e gestionale
Ordini che entrano nel gestionale; prodotti, prezzi e giacenze che dal gestionale arrivano sul sito.
Fatturazione elettronica
A ogni ordine pagato, i dati per la fattura passano al tuo programma di fatturazione.
CRM e contatti
Chi compila un modulo diventa una scheda nel programma con cui segui i clienti.
Corrieri e spedizioni
Etichette generate dall'ordine, e codice di tracciamento inviato al cliente.
Prenotazioni e calendari
Gli appuntamenti presi sul sito compaiono nell'agenda che usi già.
Importazioni periodiche
Quando non c'è altro modo: un file scambiato ogni notte, in automatico.
Il costo nascosto del ricopiare
Ricopiare un ordine dal sito al gestionale sembra un lavoro da poco. Cinque minuti, dieci se ha tante righe.
Moltiplicato per tutti gli ordini di un mese diventa un numero di ore che sorprende. E a quelle ore va aggiunto ciò che non si vede: l’indirizzo scritto male e il pacco che torna indietro, il codice prodotto sbagliato, l’ordine dimenticato perché l’email era finita in mezzo alle altre.
Un’integrazione elimina il passaggio. Quello che il cliente ha scritto sul sito arriva identico nel programma in cui lavori.
La domanda che viene prima di tutte
Prima di parlare di tempi e costi bisogna rispondere a una domanda: il tuo programma si lascia collegare?
Un programma può scambiare dati con l’esterno in tre modi:
- Con un’interfaccia apposita (in gergo, API): un canale documentato attraverso cui altri programmi possono leggere e scrivere dati. È la strada migliore: rapida, affidabile, in tempo reale.
- Con uno scambio di file: il programma esporta un elenco, per esempio prodotti e giacenze, e ne importa un altro, per esempio gli ordini. Meno elegante, ma funziona, di solito una volta al giorno.
- In nessun modo: alcuni programmi, soprattutto i più vecchi, sono chiusi. In quel caso non si può fare, oppure bisogna chiedere al produttore.
Questa verifica la facciamo all’inizio. Se la risposta è la terza, lo sai subito.
Decidere chi comanda
Quando due programmi contengono lo stesso dato, bisogna stabilire quale dei due ha ragione. Sembra un dettaglio, ed è la causa di quasi tutti i pasticci.
Un esempio tipico per un negozio online:
| Dato | Chi lo decide | Dove viene copiato |
|---|---|---|
| Prezzo e descrizione del prodotto | Il gestionale | Sul sito |
| Giacenza | Il gestionale | Sul sito |
| Ordine | Il sito | Nel gestionale |
| Stato della spedizione | Il gestionale | Sul sito, e al cliente |
Lo definiamo insieme prima di scrivere il codice. Da lì in poi ogni dato si modifica in un posto solo.
Che cosa succede quando qualcosa va storto
Un collegamento non funziona sempre. Il gestionale è spento per manutenzione, la connessione cade, arriva un ordine con un prodotto che dall’altra parte non esiste.
Un’integrazione fatta in fretta, in questi casi, perde il dato in silenzio. Te ne accorgi giorni dopo, da un cliente.
Le nostre tengono un registro di ogni scambio. Quello che non riesce a passare viene messo in coda e ritentato. Se continua a fallire, ricevi un avviso che dice che cosa è successo e su quale ordine. Niente sparisce senza lasciare traccia.
Non serve collegare tutto subito
Di solito si comincia dal flusso che costa più tempo, quasi sempre gli ordini verso il gestionale, o le giacenze verso il sito. Quando quello funziona e ti fidi, si aggiunge il successivo.
Per partire: preventivo guidato, e scegli «Collegare il sito a un altro programma». Scrivi il nome del gestionale che usi: è la prima cosa che andremo a verificare.
Dal «si può fare?» al collegamento attivo
- 1
Verifica di fattibilità
Guardiamo che cosa il tuo programma mette a disposizione per scambiare dati. È il passaggio che decide tutto.
- 2
Si stabilisce chi comanda
Per ogni dato si decide qual è la fonte: il prezzo lo detta il gestionale, l'ordine nasce sul sito.
- 3
Sviluppo e prove
Su una copia del sito, con dati di prova, compresi i casi in cui qualcosa va storto.
- 4
Attivazione e controllo
Il collegamento parte. Un registro tiene traccia di ogni scambio e ti avvisa degli errori.
Con cosa lo costruiamo
Sviluppiamo il collegamento come plugin WordPress su misura, usando le interfacce (API) messe a disposizione dall'altro programma, oppure file di scambio quando le API non esistono.
- WordPress
- WooCommerce
- REST API
- Webhook
- Scambio di file CSV e XML
- Code di elaborazione
- Registro degli scambi
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Domande frequenti
Si può collegare il mio gestionale a WordPress?
Dipende dal gestionale. Se offre un modo documentato per scambiare dati con l'esterno, le cosiddette API, quasi sempre sì. Se non le offre, a volte si ripiega su uno scambio di file automatico. Se non c'è nemmeno quello, il collegamento non è possibile, e te lo diciamo dopo la verifica iniziale, prima di qualsiasi sviluppo.
Esistono già plugin che collegano WooCommerce ai gestionali più diffusi: perché farne uno su misura?
Se esiste un plugin ufficiale e ben mantenuto per il tuo gestionale, conviene usarlo, e te lo indichiamo. Il su misura serve quando quel plugin non c'è, quando non gestisce le tue regole, per esempio listini per cliente o magazzini multipli, o quando il gestionale è stato fatto apposta per te.
Che cosa succede se il gestionale è spento o non risponde?
Il collegamento non perde i dati: mette gli scambi in coda e riprova più tardi. Se il problema persiste, ricevi un avviso. Intanto il sito continua a funzionare.
Gli aggiornamenti avvengono in tempo reale?
Dipende da ciò che il gestionale permette e da ciò che ti serve. Un ordine in genere passa entro pochi secondi. Le giacenze si possono aggiornare a ogni variazione o a intervalli di qualche minuto. Lo scambio di file avviene di solito una volta al giorno.
Se cambio gestionale, devo rifare tutto?
La parte che parla con il gestionale va riscritta, quella che lavora dentro WordPress resta. Sviluppiamo il plugin tenendo separate le due parti proprio per questo.
Prima il prezzo di partenza. Poi decidi tu.
Rispondi a poche domande: capiamo cosa ti serve e ti diciamo da che cifra si parte. Nessuna telefonata a sorpresa.