Lo studio che funziona anche quando non ci sei.

Il vero costo è il tempo che non si vede

In uno studio professionale il tempo è l’unica cosa che si vende. Eppure una parte consistente della giornata se ne va in attività che nessun cliente paga: cercare un documento, ricostruire a che punto è una pratica, rispondere alla stessa domanda per la terza volta, ricopiare dati da un posto all’altro.

Singolarmente sono minuti. Sommati su tutte le persone dello studio, ogni settimana, sono giornate intere.

Gli strumenti che costruiamo servono a recuperare quel tempo, e a togliere di mezzo un rischio che in uno studio pesa più che altrove: l’errore dovuto a un’informazione che stava nel posto sbagliato.

Avvocati: scadenze, udienze, fascicoli

Per uno studio legale la scadenza è tutto. Un termine saltato non si recupera.

Lo strumento che ci viene chiesto più spesso è uno scadenziario dello studio: ogni termine è legato alla sua pratica, ha un responsabile e un sostituto, e genera avvisi con l’anticipo deciso da voi. Chi apre il calendario vede la settimana di tutto lo studio, non soltanto la propria.

Accanto, il fascicolo: atti, corrispondenza e note di ogni pratica in un posto solo, consultabili anche da fuori studio.

Commercialisti: documenti che arrivano da ovunque

Fatture fotografate e mandate su WhatsApp, estratti conto per email, documenti consegnati a mano. Poi qualcuno li deve riordinare.

Un’area riservata cambia il verso: è il cliente a caricare i documenti nel posto giusto, guidato da un elenco di ciò che manca. Lo studio vede a colpo d’occhio chi ha consegnato tutto e chi va sollecitato, e i solleciti possono partire da soli.

Nello stesso spazio il cliente trova ciò che lo studio gli prepara: dichiarazioni, modelli, prospetti.

Consulenti del lavoro: tante aziende, le stesse consegne

Ogni mese gli stessi documenti da distribuire a decine di aziende, e da ciascuna gli stessi dati da raccogliere.

Un portale con un accesso per ogni azienda cliente mette ordine: i documenti del mese sono lì, le comunicazioni restano tracciate, i dati delle presenze arrivano in un formato già utilizzabile.

Architetti e ingegneri: commesse e ore

In uno studio tecnico il problema è sapere quanto sta costando un incarico mentre è in corso, non a consuntivo.

Uno strumento per le commesse tiene insieme fasi, scadenze di consegna, ore previste e ore spese. Quando un progetto sta sforando lo si vede in tempo per parlarne con il committente.

Non sostituiamo il programma che avete

I programmi di settore fanno cose che non ha senso rifare: contabilità, dichiarazioni, deposito telematico. Non proponiamo di buttarli.

Lavoriamo su ciò che quei programmi lasciano scoperto, che è quasi sempre la parte più vostra: come seguite i clienti, come vi passate il lavoro, come controllate che niente sfugga.

Riservatezza, prima di tutto

Uno studio custodisce informazioni delicate. Per questo:

• ogni persona ha il proprio accesso e vede solo ciò che le compete;
• i dati viaggiano su connessione protetta e vengono copiati ogni notte in un luogo separato;
• gli accessi restano registrati;
• codice e dati sono dello studio, e possono essere portati altrove in qualsiasi momento.

È anche il motivo per cui non mostriamo i lavori fatti per altri studi. Vi prepariamo invece una prova costruita sul vostro caso, riservata a chi è interessato sul serio. Si comincia dal preventivo guidato.