Termini, udienze, fascicoli: niente affidato alla memoria.

Il rischio che uno studio legale non può correre

In quasi tutti i mestieri una dimenticanza si rimedia. In uno studio legale un termine scaduto può chiudere una causa, e aprirne un’altra contro lo studio.

Eppure in moltissimi studi le scadenze vivono ancora sull’agenda personale di ciascun avvocato. Funziona finché quella persona è presente, in salute, non sommersa.

Uno scadenziario dello studio sposta la scadenza dalla persona all’organizzazione:

• ogni termine è collegato al suo fascicolo: si sa sempre a che cosa si riferisce;
• ha un responsabile e un sostituto, che riceve gli stessi avvisi;
• genera più avvisi, per esempio a quindici, a sette e a due giorni;
• resta in un calendario comune, dove chi coordina vede il carico di tutti.

Se qualcuno manca, la scadenza resta visibile a tutto lo studio.

Il fascicolo che chiunque può leggere

Quando un fascicolo è in ordine, un collega che subentra capisce in dieci minuti lo stato della causa. Quando non lo è, servono ore, e una telefonata a chi è in ferie.

Nel fascicolo digitale trovate le parti e i loro recapiti, l’autorità e il numero di ruolo, gli atti in ordine cronologico, la corrispondenza, le note interne, le attività svolte e le scadenze future. Si cerca per nome, per numero, per controparte.

Non serve a sostituire il fascicolo telematico: serve a tenere insieme tutto ciò che lo studio sa di quella pratica.

L’assistito che non deve più telefonare

Una buona parte delle telefonate che arrivano in studio ha una sola domanda: «ci sono novità?».

Con un’area riservata l’assistito entra con le proprie credenziali e vede lo stato della pratica in parole comprensibili, la prossima udienza, gli atti che lo studio ha deciso di mettergli a disposizione.

Si riducono le telefonate, e l’assistito ha la sensazione, corretta, di essere seguito.

Il tempo che oggi non viene fatturato

Annotare il tempo a fine giornata significa ricordarne una parte. Annotarlo a fine mese, una parte ancora più piccola.

Se ogni attività si registra mentre la si svolge, con due clic dal fascicolo aperto, a fine mese il prospetto per l’assistito esiste già: che cosa è stato fatto, quando, quanto tempo ha richiesto.

Un sito che risponde alle domande

Chi cerca un avvocato raramente digita «avvocato civilista». Scrive il proprio problema: uno sfratto, una separazione, una contestazione disciplinare, una successione complicata.

Un sito che ha una pagina chiara per ciascuna di queste situazioni, che spiega in parole semplici che cosa succede, quali sono i tempi, che cosa serve portare al primo incontro, viene trovato da chi ha proprio quel problema.

I testi li prepariamo noi a partire da un colloquio con voi, in tono informativo. La verifica deontologica finale è vostra.

Da dove partire

Dal preventivo guidato. Alla voce su che cosa deve gestire il programma scegliete «Clienti, pratiche e scadenze»: di solito lo scadenziario è il primo modulo.