Sai quanto ti sta costando un incarico, mentre è in corso.
Per studi di architettura e ingegneria costruiamo un gestionale delle commesse su misura: ogni incarico ha le sue fasi, le ore previste e quelle realmente spese, le scadenze di consegna e i documenti. Vedi in tempo se un progetto sta sforando, quando si può ancora intervenire.
Gestionale su misura da € 1.490
Aggiornato il
Le domande a cui uno studio tecnico fatica a rispondere
«Su questo incarico ci stiamo guadagnando?»
Si scopre a lavoro finito, sommando a memoria. Di solito la risposta non piace.
«Quante ore ci abbiamo messo?»
Nessuno le ha annotate, o sono su fogli diversi. Il prossimo preventivo si farà a intuito, come quello precedente.
«A che punto siamo con quella pratica?»
Lo sa chi la segue. Gli altri, compreso il titolare, devono chiederglielo.
«Il committente ha chiesto un'altra modifica»
La quarta. Nessuna era prevista, nessuna è stata conteggiata, e l'incarico ha raddoppiato le ore.
«Chi è libero la prossima settimana?»
Per saperlo bisogna fare il giro delle scrivanie.
«Quando scade quella consegna?»
Un termine per un ente, una data promessa a un cliente: sparsi tra email e calendari personali.
Che cosa fa il gestionale
Scheda della commessa
Committente, oggetto, importo, fasi, persone assegnate, documenti e scadenze.
Fasi e avanzamento
Le fasi tipiche del vostro lavoro, ognuna con le sue ore previste e il suo stato.
Registro delle ore
Chi lavora indica commessa, fase e tempo. Pochi secondi, anche dal telefono.
Confronto previsto e speso
Per ogni fase e per l'intera commessa. Un avviso quando si supera una soglia che decidete voi.
Varianti
Le richieste aggiuntive del committente si registrano a parte, con le loro ore: pronte da discutere e da fatturare.
Acconti e parcelle
Che cosa è stato fatturato, che cosa è stato incassato, che cosa matura alla prossima fase.
Il problema si chiama consuntivo
In uno studio tecnico il prezzo di un incarico si stabilisce all’inizio. Quanto quell’incarico sia costato davvero, cioè quante ore ci hanno lavorato le persone dello studio, si scopre alla fine. Sempre che qualcuno faccia il conto.
Nel mezzo si naviga a vista. E quando ci si accorge che un progetto ha richiesto il doppio del previsto, non c’è più niente da fare: il lavoro è consegnato, la parcella è quella.
Un gestionale delle commesse sposta quel momento in avanti. Lo sforamento si vede mentre accade, quando si può ancora parlare con il committente, ridistribuire il lavoro o fermarsi a ragionare.
Fasi vostre, non generiche
Ogni studio divide il lavoro a modo suo, e in modo diverso per ogni tipo di incarico. Una progettazione architettonica ha fasi diverse da una pratica catastale o da una direzione lavori.
Per questo si parte dai vostri tipi di incarico. Per ciascuno si definiscono le fasi abituali. Quando si apre una nuova commessa, le fasi compaiono già: resta da indicare le ore previste per ognuna.
Dopo qualche mese succede una cosa utile. Avete i dati veri delle commesse chiuse, e il preventivo successivo si fa su quelli.
Registrare le ore senza che pesi
Nessun gestionale funziona se le ore non vengono inserite, e le ore non vengono inserite se farlo è fastidioso.
La schermata è pensata per essere usata in pochi secondi: la persona vede le commesse su cui sta lavorando, tocca quella giusta, indica la fase e il tempo. Fine. Si può fare dal telefono, uscendo da un sopralluogo.
Chi coordina vede a colpo d’occhio se qualcuno non ha compilato la settimana.
L’avviso che arriva in tempo
Per ogni fase si confrontano due numeri: le ore previste e quelle spese. Quando le seconde raggiungono una soglia, per esempio l’ottanta per cento, il responsabile riceve un avviso.
A quel punto si può decidere. Forse la fase era stata sottostimata. Forse c’è stato un imprevisto. Forse il committente ha cambiato idea tre volte.
Le varianti: lavoro vero, spesso regalato
È la voce che pesa di più sui conti di uno studio. Il committente chiede una modifica, poi un’altra. Ognuna sembra piccola. Sommate, valgono settimane.
Nel gestionale una richiesta aggiuntiva si registra come variante, separata dall’incarico originale, con le sue ore. A fine mese l’elenco è lì: che cosa è stato chiesto in più, quando, e quanto è costato.
È la base per una conversazione serena con il committente, e per decidere che cosa fatturare.
Chi fa che cosa, e quando
Con le commesse e le persone nello stesso strumento si vede anche il carico di lavoro: chi è impegnato su che cosa nelle prossime settimane, e chi ha spazio.
Serve quando arriva un incarico nuovo e bisogna capire se lo studio può prenderlo, e con quali tempi.
Si parte dalle ore
Di solito il primo modulo è il più semplice: commesse, fasi e registro delle ore. In poche settimane lo studio comincia ad avere numeri. Scadenze, parcelle e varianti si aggiungono dopo.
Primo passo: preventivo guidato.
Con cosa lo costruiamo
Applicazione web utilizzabile in studio, in cantiere e da casa. I disegni restano nei vostri programmi e nel vostro archivio: il gestionale tiene insieme tempi, persone e conti.
- PHP
- Laravel
- MySQL
- React
- Esportazione in Excel
- Calendari condivisi
Può interessarti anche
Domande frequenti
Esistono già programmi per la gestione delle commesse: perché su misura?
Quelli generici sono pensati per aziende di produzione o agenzie, e vanno adattati a forza al lavoro di uno studio tecnico. Quelli specifici sono spesso grandi e costosi per uno studio di poche persone. Un gestionale su misura contiene solo le vostre fasi e i vostri tipi di incarico, e per questo viene usato davvero.
I collaboratori registreranno le ore?
È il punto decisivo, e dipende da quanto è facile farlo. Se servono tre clic, dal telefono, a fine attività, lo fanno. Se serve aprire un foglio e compilare sei colonne, no. Per questo la schermata delle ore è la prima che progettiamo, insieme a chi dovrà usarla.
Serve anche a uno studio di due o tre persone?
Sì, se volete sapere quali incarichi rendono e quali no. In uno studio piccolo spesso si parte dal solo registro delle ore con il confronto sul previsto: è la parte che cambia il modo di fare i preventivi.
Gestisce disegni, tavole e revisioni?
Non è il suo scopo: per quello esistono programmi e archivi dedicati, che conviene continuare a usare. Il gestionale può tenere il collegamento alla cartella della commessa e l'elenco delle consegne effettuate, con data e destinatario.
Si può avere anche un sito per lo studio?
Sì. Per uno studio tecnico il sito serve a mostrare il modo di lavorare e a farsi trovare per i servizi specifici: una pratica edilizia, una ristrutturazione, una certificazione. Quali progetti pubblicare lo decidete voi, con il consenso dei committenti.
Prima il prezzo di partenza. Poi decidi tu.
Rispondi a poche domande: capiamo cosa ti serve e ti diciamo da che cifra si parte. Nessuna telefonata a sorpresa.