Ogni pratica al suo posto. Nessuna scadenza dimenticata.

Tre domande a cui devi poter rispondere subito

Un gestionale di questo tipo funziona se chiunque, in ufficio, può rispondere in pochi secondi a tre domande:

1. Cosa stiamo facendo per questo cliente?
2. A che punto è questa pratica, e cosa manca?
3. Cosa scade questa settimana, e chi se ne occupa?

Oggi, probabilmente, la risposta richiede di cercare in più posti o di chiedere a qualcuno. È tempo che se ne va, ogni giorno, in piccole dosi che nessuno conta.

La scheda del cliente

È il punto da cui si parte. Dentro c’è tutto quello che riguarda quella persona o quell’azienda: i recapiti, chi sono i referenti, le pratiche aperte e quelle chiuse, i documenti, le scadenze, le note.

Quando il cliente telefona, chi risponde apre la scheda e sa già di cosa si sta parlando, anche se non ha mai seguito quella pratica.

La pratica e il suo stato

Ogni lavoro che fai per un cliente è una pratica, e ogni pratica attraversa dei passaggi. Quei passaggi sono diversi per ogni attività, ed è per questo che il gestionale va costruito su misura.

Un esempio. Per alcuni il percorso è: richiesta ricevuta → documenti da raccogliere → in lavorazione → in attesa di risposta da un ente → conclusa. Per altri è completamente diverso.

Li definiamo insieme, con i nomi che usi già. Da quel momento ogni pratica mostra dove si trova, da quanto tempo è ferma lì e cosa serve per farla avanzare.

Basta un’occhiata all’elenco per vedere quali pratiche sono bloccate in attesa del cliente e vanno sollecitate.

Le scadenze, senza affidarsi alla memoria

Una scadenza scritta su un’agenda personale è al sicuro finché quella persona è presente. Lo scadenziario del gestionale funziona in un altro modo:

• ogni data è legata alla sua pratica, quindi si sa sempre a cosa si riferisce;
• ha un responsabile e, se vuoi, un sostituto;
• genera avvisi automatici, con l’anticipo che decidi;
• resta visibile in un calendario comune, dove si vede il carico di tutto l’ufficio.

Per i lavori ricorrenti il sistema può calcolare le date da solo: apri la pratica, indichi la data di partenza e le scadenze tipiche compaiono già al loro posto.

I documenti dove servono

Quante volte hai cercato un file sapendo di averlo, senza ricordare dove? Nel gestionale ogni documento è agganciato alla pratica a cui appartiene. Lo trovi andando sulla pratica, o cercando una parola del nome.

Se vuoi, il passo successivo è un’area riservata in cui è il cliente stesso a caricare i documenti e a scaricare quelli pronti.

Si parte da un solo tipo di pratica

Non serve mappare subito tutto il lavoro dell’ufficio. Si sceglie il tipo di pratica più frequente, o quello che dà più pensieri, e si costruisce il gestionale attorno a quello. Dopo qualche settimana di uso si aggiungono gli altri.

Il primo passo è il preventivo guidato: bastano due righe su come gestisci oggi clienti e scadenze.