I documenti dei clienti, al sicuro e sempre a portata.

Un posto solo, per te e per il cliente

Oggi lo stesso documento vive in tanti posti: nella tua cartella, nell’email che hai mandato, nella casella del cliente, forse nel suo telefono. Quando ne esce una versione aggiornata, le copie vecchie restano in giro.

Con un’area riservata il documento sta in un posto solo. Tu lo carichi, il cliente lo trova. Se lo aggiorni, lui vede la versione nuova. Se tra un anno gli serve di nuovo, è ancora lì.

Come la usa il cliente

Riceve un invito per email e sceglie una password. Da quel momento, quando gli serve qualcosa, apre il tuo sito, entra e trova:

• i documenti che gli hai preparato, in ordine;
• l’elenco di ciò che deve ancora consegnarti, con un pulsante per caricare ogni file, anche fotografandolo dal telefono;
• lo stato del lavoro in corso;
• gli eventuali messaggi da parte tua.

Non deve imparare niente di nuovo: è più semplice della posta elettronica.

Come la usi tu

Per te cambia soprattutto una cosa: smetti di rincorrere.

Apri la scheda di un cliente e vedi che cosa ha consegnato e che cosa manca. Se manca qualcosa, il sistema può sollecitare da solo, con la cadenza che decidi. Quando carica l’ultimo documento, ricevi un avviso e la pratica può partire.

E quando sei tu a consegnare, per esempio una relazione, un prospetto o una fattura, la carichi una volta. Il cliente viene avvisato, e tu vedi quando l’ha scaricata.

La raccolta guidata dei documenti

È la funzione che fa risparmiare più tempo, ed è quella che i sistemi generici di condivisione file non hanno.

Invece di scrivere al cliente «mi servono questi otto documenti», gli prepari una lista di controllo. Ogni voce ha la sua casella. Lui carica i file uno alla volta, quando li ha, e vede da solo che cosa gli resta da fare.

Per te i documenti arrivano già al posto giusto e con il nome giusto. Nessuno deve più rinominare «IMG_4471.jpg».

Riservatezza

Un’area riservata contiene per definizione informazioni che non devono uscire. Per questo:

• ogni cliente accede con credenziali proprie e vede soltanto i propri contenuti;
• la connessione è cifrata, e i documenti sono conservati su un server che gestiamo noi, con copie di sicurezza quotidiane;
• per i dati più delicati si può richiedere un codice di verifica in aggiunta alla password;
• ogni accesso e ogni download restano registrati;
• puoi disattivare un accesso in qualsiasi momento.

Lo strumento è progettato tenendo conto del GDPR. Il titolare del trattamento dei dati resti tu, e ti forniamo ciò che serve dal lato tecnico.

Non solo documenti

Una volta che i clienti hanno un accesso, l’area riservata può crescere: fissare un appuntamento, pagare una fattura, firmare un modulo, compilare una richiesta. Si parte dai documenti perché è lì che si perde più tempo.

Il primo passo è il preventivo guidato: tra le cose da gestire scegli «Documenti da condividere con i clienti».