Meno telefono, più pazienti seguiti bene.

Il problema ha un nome: l’agenda

In uno studio medico o in un centro benessere, quasi tutto ruota intorno a una cosa: chi viene, quando, da chi.

Finché l’agenda è un quaderno o un file condiviso, passa tutto dal telefono. Ogni prenotazione, ogni spostamento, ogni disdetta è una chiamata. Chi sta alla reception passa la giornata a rispondere. Chi chiama trova occupato e, qualche volta, prenota altrove.

Mettere online la prenotazione serve a ridare tempo alle persone, che possono occuparsi di chi è presente in studio.

Cosa cambia con la prenotazione online

La persona apre il sito dal telefono, la sera o la domenica. Sceglie la prestazione, vede gli orari liberi, prenota. Riceve una conferma.

Il giorno prima le arriva un promemoria. Se non può venire, lo dice con un tocco: l’ora si libera e torna visibile a chi sta cercando un posto.

In studio l’agenda si aggiorna da sola. Nessuno ha alzato il telefono.

Ogni mestiere ha la sua agenda

Qui i programmi generici mostrano il limite: un’agenda non vale l’altra.

Studi medici e poliambulatori. Più medici con giorni e orari diversi, più stanze, visite di durata diversa. Serve un’agenda che conosca tutte queste regole e impedisca le sovrapposizioni.

Dentisti. I piani di cura durano mesi e sono fatti di più sedute collegate. Poi ci sono i richiami per l’igiene e i controlli, che vanno ricordati con largo anticipo.

Psicologi e psicoterapeuti. Sedute ricorrenti con la stessa persona, in studio o a distanza, e un’esigenza di riservatezza più alta che altrove: anche il promemoria va scritto in modo discreto.

Fisioterapisti. Cicli di sedute: quante ne sono state fatte, quante ne restano, quando scade la prescrizione. E disdette all’ultimo momento che lasciano buchi da riempire.

Centri estetici. Trattamenti che richiedono una cabina o un macchinario specifico, pacchetti prepagati, tessere, clienti da richiamare dopo qualche settimana.

Un gestionale su misura parte da queste differenze.

I dati delle persone meritano attenzione

Chi lavora nella salute tratta informazioni che la legge protegge in modo particolare, e che le persone affidano con fiducia.

Per questo ogni strumento che costruiamo ha accessi personali, permessi diversi per ruolo (la segreteria vede l’agenda, non le note cliniche), connessione protetta, copie di sicurezza quotidiane in un luogo separato e un registro di chi ha visto che cosa.

Va detta con chiarezza una cosa: il titolare del trattamento resta lo studio. Noi costruiamo lo strumento in modo che rispettare le regole sia semplice; documenti e adempimenti formali vanno definiti con il vostro consulente per la privacy. Non promettiamo «conformità automatica», perché non esiste.

Si affianca, non stravolge

Introdurre un programma nuovo in uno studio che lavora a pieno ritmo fa paura, ed è giusto. Per questo si procede per gradi.

Si comincia dall’agenda, che è la parte più semplice da adottare e quella che dà risultati più in fretta. Il telefono resta, per chi lo preferisce. Quando l’agenda è entrata nelle abitudini, si aggiungono le schede, i richiami, i pacchetti.

Niente elenco di studi clienti

Non pubblichiamo i nomi né i lavori degli studi con cui collaboriamo: nel vostro settore la riservatezza viene prima.

Vi prepariamo invece una prova con le vostre prestazioni e i vostri orari, riservata a chi è interessato sul serio. Il primo passo è il preventivo guidato.