Cicli di sedute, disdette, schede: tutto in ordine.
Per studi e centri di fisioterapia costruiamo un gestionale su misura che segue i cicli di sedute, gestisce disdette e recuperi, tiene in ordine le schede dei pazienti e permette di prenotare online. Sai sempre quante sedute restano a ciascuno e quali orari si sono liberati.
Gestionale su misura da € 1.490
Aggiornato il
Le difficoltà tipiche di uno studio di fisioterapia
«Quante sedute mi mancano?»
Lo chiede il paziente, e bisogna contare sul calendario. O sul cartoncino che dovrebbe avere lui, e che ha lasciato a casa.
La disdetta delle 8 del mattino
Un messaggio un'ora prima. Lo spazio resta vuoto, e non c'è modo di avvisare in tempo chi lo avrebbe voluto.
Il ciclo interrotto
Dopo la sesta seduta su dieci il paziente non ha più fissato. Nessuno l'ha richiamato, e il percorso è rimasto a metà.
Lo stesso macchinario, due pazienti
Due trattamenti che richiedono la stessa apparecchiatura, fissati alla stessa ora da due terapisti diversi.
Le schede nei raccoglitori
La valutazione iniziale, gli appunti di ogni seduta: su carta, in studio. Un collega che sostituisce non sa da dove riprendere.
Pacchetti pagati, sedute da contare
Un pacchetto da dieci, pagato in due volte. Per sapere a che punto si è con sedute e pagamenti bisogna fare i conti.
Che cosa fa il gestionale
Cicli di sedute
Per ogni paziente il ciclo prescritto o concordato: sedute fatte, fissate e ancora da programmare.
Agenda a più risorse
Terapista, sala, macchinario. Durate diverse per trattamento; si possono fissare più sedute in un colpo solo.
Disdette e lista d'attesa
Il paziente disdice dal promemoria. L'orario liberato viene proposto a chi aveva chiesto un posto.
Scheda del paziente
Valutazione iniziale, obiettivi, trattamenti eseguiti, note di seduta, documenti. Accessibile ai soli terapisti.
Pacchetti e pagamenti
Sedute acquistate, sedute usate, importi versati e residui.
Prenotazione online
Per prime visite e sedute successive, negli orari che decidete voi.
In fisioterapia si lavora per cicli
Un medico vede un paziente per una visita. Un fisioterapista lo vede per un percorso: otto, dieci, quindici sedute, a distanza ravvicinata, con un obiettivo.
Questo cambia tutto nell’organizzazione. Conta l’appuntamento di oggi, ma conta di più dove si trova il paziente nel suo percorso: quante sedute ha fatto, quante ne restano, se le prossime sono già fissate.
Un’agenda normale questa informazione non ce l’ha. Si ricostruisce contando.
Il ciclo, sempre visibile
Nel gestionale ogni paziente in trattamento ha il suo ciclo. Aprendo la scheda si legge subito: dieci sedute previste, sei eseguite, due fissate, due da programmare.
Si possono fissare più sedute insieme: martedì e giovedì alle 17, per quattro settimane. Il sistema controlla che terapista e sala siano liberi in tutte le date e segnala quelle in cui non lo sono.
Quando il paziente chiede quante sedute gli restano, la risposta è immediata. Se vuole, può vederla da solo.
I cicli interrotti
C’è un elenco che uno studio dovrebbe poter consultare ogni settimana: i pazienti con un ciclo aperto e nessuna seduta in programma.
Qualcuno ha saltato una seduta e non ha più richiamato. Un percorso lasciato a metà di solito non dà risultati, e spesso basta un messaggio per riprenderlo.
Disdette: da ora persa a ora riassegnata
Le disdette all’ultimo momento sono la maggiore fonte di ore vuote. Eliminarle non si può. Si può fare in modo che non siano tutte perse.
Il paziente disdice dal promemoria, con un tocco. In quell’istante l’orario viene proposto a chi è in lista d’attesa per quel terapista: il primo che accetta se lo prende.
Per le disdette oltre un certo preavviso puoi stabilire una regola. Il sistema la applica in modo uguale per tutti, il che evita discussioni alla reception.
Terapista, sala, macchinario
Un trattamento può richiedere una sala specifica o un’apparecchiatura di cui lo studio ha un solo esemplare. Se due terapisti la prenotano alla stessa ora, il conflitto si scopre con i pazienti già in sala d’attesa.
Nel gestionale ogni trattamento sa di che cosa ha bisogno. Chi fissa vede solo gli orari in cui tutto è disponibile.
La scheda, per chi viene dopo
La valutazione iniziale, gli obiettivi, ciò che è stato fatto in ogni seduta, come ha risposto il paziente. Informazioni che oggi stanno su carta, o nella memoria del terapista.
Nella scheda digitale restano consultabili da qualunque sala. Se un collega deve sostituire, sa da dove riprendere. A fine ciclo c’è il quadro completo, utile per una relazione al medico inviante.
L’accesso alle note cliniche è riservato ai terapisti: chi lavora alla reception vede l’agenda e i contatti.
Pacchetti senza conti a mano
Molti studi propongono pacchetti di sedute, pagati in anticipo o a rate. Il gestionale tiene il doppio conto: sedute acquistate e usate, importi dovuti e versati.
Per cominciare
Si parte da agenda, cicli e promemoria. Schede e pacchetti seguono a breve distanza.
Primo passo: preventivo guidato, voce «Appuntamenti e prenotazioni».
Con cosa lo costruiamo
Applicazione web utilizzabile dalla reception e dalle sale, anche da tablet. Dati su un server in Europa gestito da noi, con accessi personali.
- PHP
- Laravel
- MySQL
- Email e SMS
- Uso da tablet
- Permessi per ruolo
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Domande frequenti
Lavoro da solo: mi serve un gestionale?
Se passi una parte della giornata a rispondere a messaggi per fissare e spostare appuntamenti, sì. Per un professionista singolo di solito bastano agenda, prenotazione online, promemoria e conteggio delle sedute. È un intervento piccolo, che restituisce tempo ogni giorno.
Come si gestiscono le disdette all'ultimo momento?
Su due piani. Quello pratico: la disdetta libera subito l'orario e avvisa chi è in lista d'attesa, così c'è una possibilità di riempirlo. Quello delle regole: puoi stabilire un preavviso minimo e decidere che cosa succede oltre quel termine, per esempio che la seduta venga scalata dal pacchetto. Il gestionale applica la regola che scegli; la regola la decidi tu.
La scheda del paziente è una cartella clinica?
È uno strumento di lavoro per il terapista: valutazione, trattamenti, andamento. Requisiti formali e obblighi legati alla documentazione sanitaria dipendono dal tuo inquadramento e vanno verificati con chi ti segue: li recepiamo in fase di progetto.
I dati dei pazienti sono al sicuro?
Accessi personali, note cliniche visibili solo ai terapisti, connessione cifrata, copie di sicurezza quotidiane e registro degli accessi. Sono dati sulla salute, tutelati in modo particolare dal GDPR: lo strumento è progettato di conseguenza, e lo studio resta titolare del trattamento.
Si possono preparare i dati per la fatturazione?
Sì: l'elenco delle prestazioni eseguite, con paziente, data e importo, pronto per il programma di fatturazione o per il commercialista. Quali dati servano e in che forma lo definiamo con lui.
Prima il prezzo di partenza. Poi decidi tu.
Rispondi a poche domande: capiamo cosa ti serve e ti diciamo da che cifra si parte. Nessuna telefonata a sorpresa.