Agenda piena, senza passare la giornata al telefono.

Il tempo che perdi a organizzare il tempo

In un centro estetico si guadagna quando le cabine sono occupate. Ogni ora passata al telefono a fissare appuntamenti è un’ora in cui non si fa un trattamento, o in cui chi sta alla reception non segue chi è presente.

E le richieste arrivano quando non puoi rispondere: mentre lavori, la sera, la domenica. Quella che non riceve risposta in fretta, spesso, prenota altrove.

La prenotazione online prende in carico quella parte del lavoro, a qualsiasi ora.

Un’agenda che conosce il tuo centro

Un’agenda generica mostra orari liberi e occupati. La tua ha bisogno di sapere molto di più:

• che un certo trattamento lo fanno solo due operatrici su quattro;
• che la pressoterapia occupa la cabina 2, e solo quella;
• che dopo una ceretta servono dieci minuti per riordinare;
• che un pacchetto «viso e corpo» sono due trattamenti di fila, con due operatrici diverse;
• che il laser si usa solo il martedì e il venerdì.

Con queste regole inserite una volta, chi prenota, che sia la cliente online o tu al banco, vede soltanto orari possibili. Le sovrapposizioni non possono più capitare.

Meno appuntamenti saltati

Un trattamento lungo che salta lascia un vuoto difficile da riempire. Tre strumenti lo riducono:

1. Il promemoria, il giorno prima.
2. La disdetta con un tocco: chi non può venire lo dice, e l’orario torna prenotabile.
3. L’acconto sui trattamenti più lunghi o più richiesti.

Quali usare, e per quali trattamenti, lo decidi tu.

Pacchetti, tessere e buoni senza cartoncini

I pacchetti. La cliente acquista otto sedute. A ogni appuntamento il sistema ne scala una. Quando ne restano due, lo vedi, ed è il momento giusto per proporre il rinnovo.

Le tessere. Punti accumulati a ogni trattamento, premi raggiunti: il conto lo tiene il gestionale.

I buoni regalo. Ognuno ha un codice, un valore e una scadenza. Quando viene usato, il saldo si aggiorna.

La cliente può vedere la propria situazione da sola, se glielo permetti.

Le clienti che non tornano

È il dato più prezioso, e senza uno strumento è invisibile: chi veniva regolarmente e ha smesso.

Il gestionale prepara l’elenco: clienti che non prenotano da due mesi, da tre, da sei. Puoi mandare un messaggio, a mano o in automatico, a chi ti ha autorizzato a riceverne.

Allo stesso modo ricorda il richiamo dopo un trattamento che va ripetuto, il pacchetto vicino alla scadenza, il compleanno.

I numeri del centro

Quali trattamenti rendono di più, quali fasce orarie restano vuote, quanto incassa ogni cabina, quante clienti nuove arrivano ogni mese e quante tornano.

Con questi dati si decide dove fare una promozione, se serve un’operatrice in più il sabato, se un trattamento va tolto dal listino.

Tuo, sul tuo sito

La pagina di prenotazione sta sul sito del centro, con i tuoi colori. L’elenco delle clienti è tuo e resta tuo.

Per cominciare

Preventivo guidato, voce «Appuntamenti e prenotazioni». Raccontaci quante operatrici e quante cabine avete, e come gestite oggi i pacchetti.