Piani di cura, richiami, poltrone: tutto sotto controllo.
Per gli studi dentistici costruiamo un gestionale su misura che segue i piani di cura su più sedute, ricorda i richiami per igiene e controlli, gestisce l'agenda delle poltrone e tiene traccia di preventivi e pagamenti. I pazienti ricevono promemoria e possono prenotare online.
Gestionale su misura da € 1.490
Aggiornato il
Quello che in studio sfugge più facilmente
Il piano di cura interrotto
Il paziente ha fatto tre sedute su sei, poi non ha più chiamato. Nessuno se n'è accorto, e la cura è rimasta a metà.
I richiami fatti quando c'è tempo
L'igiene ogni sei mesi andrebbe ricordata a tutti. In pratica si richiama chi viene in mente, quando la segreteria ha un momento libero.
Preventivi senza seguito
Consegnato, mai accettato né rifiutato. Dopo un mese nessuno ricorda di risentire il paziente.
Chi ha pagato cosa
Un acconto all'inizio, rate durante la cura. Per sapere il saldo bisogna sommare a mano.
La poltrona contesa
Odontoiatra, igienista e ortodontista si dividono le poltrone. Un errore in agenda ferma tutti.
L'appuntamento lungo che salta
Un'ora e mezza prenotata per un intervento, e il paziente non si presenta. Un pomeriggio compromesso.
Che cosa fa il gestionale
Piani di cura
Le prestazioni previste, in sequenza, con lo stato di ciascuna. Si vede subito chi ha un piano in sospeso.
Richiami programmati
Al termine di una prestazione si imposta il prossimo richiamo. Alla data, il paziente viene avvisato e può prenotare.
Agenda delle poltrone
Per poltrona e per operatore, con durate diverse per ogni prestazione e tempi di riordino tra un paziente e l'altro.
Preventivi e pagamenti
Preventivo collegato al piano di cura, con acconti e rate. Il saldo di ogni paziente è sempre visibile.
Promemoria e conferme
Per gli appuntamenti lunghi si può chiedere una conferma esplicita qualche giorno prima.
Prenotazione online
Per visite, igiene e controlli. Gli interventi restano gestiti dallo studio.
In uno studio dentistico il tempo lungo conta più della giornata
Molte attività lavorano sull’appuntamento singolo. Uno studio dentistico lavora su percorsi: una cura che richiede più sedute, a distanza di settimane; un apparecchio da controllare ogni mese per due anni; un’igiene da ripetere ogni sei mesi, per sempre.
Un’agenda mostra bene la settimana. Mostra male ciò che dovrebbe succedere tra tre mesi, ed è lì che si perdono i pazienti e le cure restano incompiute.
Il piano di cura come filo conduttore
Nel gestionale ogni paziente con una cura in corso ha un piano: l’elenco delle prestazioni previste, nell’ordine in cui vanno fatte.
Per ciascuna si vede se è stata eseguita, se è già fissata o se è ancora da programmare. Finita una seduta, il sistema ricorda di fissare la successiva prima che il paziente esca.
E c’è un elenco che da solo vale lo strumento: i piani fermi. Pazienti che hanno iniziato una cura e non hanno un prossimo appuntamento. Vanno richiamati, per la loro salute prima ancora che per lo studio.
I richiami, senza affidarsi alla buona volontà
Richiamare i pazienti per l’igiene o per un controllo è un lavoro che tutti gli studi considerano importante e che pochi riescono a fare con costanza: dipende dal tempo libero della segreteria, che non c’è mai.
Nel gestionale il richiamo si imposta nel momento in cui nasce: finita l’igiene, si indica «tra sei mesi». Alla scadenza il paziente riceve un messaggio con l’invito a prenotare, e può farlo subito online.
Chi non risponde finisce in un elenco per una telefonata. Così la segreteria chiama solo chi serve.
Poltrone, operatori, durate
L’agenda di uno studio dentistico ha due dimensioni: chi lavora e dove. L’igienista può lavorare su una poltrona mentre l’odontoiatra opera sull’altra, ma non possono stare entrambi sulla stessa.
Ogni prestazione ha la sua durata, e tra un paziente e l’altro serve il tempo per riordinare e sterilizzare. Il gestionale tiene conto di tutto questo e propone solo orari realmente praticabili.
Per gli appuntamenti più lunghi si può attivare una richiesta di conferma: qualche giorno prima il paziente deve confermare con un tocco. Se non lo fa, la segreteria ha il tempo di sentirlo e, se serve, di riassegnare l’orario.
Preventivi e pagamenti che tornano
Una cura importante parte da un preventivo. Nel gestionale il preventivo è collegato al piano di cura, e ha uno stato: consegnato, accettato, rifiutato, in attesa.
I preventivi in attesa da troppo tempo compaiono in un elenco: sono pazienti da risentire.
Una volta accettato, il sistema tiene il conto: acconto versato, rate previste, importo saldato, importo residuo. A fine giornata l’elenco di ciò che è stato incassato è pronto per chi si occupa della contabilità.
Un passo alla volta
Di solito si comincia da agenda e richiami, che danno risultati in poche settimane. Piani di cura e preventivi si aggiungono subito dopo.
Il primo passo è il preventivo guidato.
Con cosa lo costruiamo
Applicazione web utilizzabile dalla segreteria e dalle postazioni in studio. I dati stanno su un server in Europa gestito da noi.
- PHP
- Laravel
- MySQL
- Email e SMS
- Permessi per ruolo
- Esportazione per la fatturazione
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Domande frequenti
Esistono già molti software per dentisti: perché su misura?
I programmi di settore sono completi e per molti studi sono la scelta giusta. Il su misura ha senso quando il programma vi obbliga a un modo di lavorare che non è il vostro, quando vi serve soprattutto una parte, per esempio richiami e piani di cura, fatta meglio, o quando il canone per postazione è cresciuto troppo.
Gestisce anche radiografie e odontogramma?
Il nucleo che proponiamo è organizzativo: agenda, piani di cura, richiami, preventivi, pagamenti. Immagini diagnostiche e schema dentale richiedono funzioni e requisiti specifici: si possono collegare gli strumenti che usate già, oppure valutare uno sviluppo dedicato. Lo vediamo in fase di analisi, senza promesse a scatola chiusa.
I richiami non danno fastidio ai pazienti?
Un richiamo per l'igiene o per un controllo è un servizio, se è fatto con misura: un messaggio, al momento giusto, con la possibilità di prenotare subito o di non riceverne più. Tono, frequenza e testo li decidete voi.
Come sono protetti i dati dei pazienti?
Accessi personali, permessi per ruolo, connessione cifrata, copie di sicurezza quotidiane e registro degli accessi. Sono dati sulla salute, tutelati in modo particolare dal GDPR: lo strumento è progettato di conseguenza, e lo studio resta titolare del trattamento.
Possiamo portare dentro i pazienti del programma attuale?
Quasi sempre, se il programma attuale permette di esportare anagrafiche e appuntamenti. Verifichiamo all'inizio che cosa si può estrarre e in che formato.
Prima il prezzo di partenza. Poi decidi tu.
Rispondi a poche domande: capiamo cosa ti serve e ti diciamo da che cifra si parte. Nessuna telefonata a sorpresa.