Più medici, più stanze, un'agenda sola che funziona.
Per studi medici e poliambulatori costruiamo un gestionale su misura che tiene insieme le agende di più medici, le stanze e le attrezzature, permette ai pazienti di prenotare online e manda i promemoria. Le schede dei pazienti restano accessibili solo a chi è autorizzato.
Gestionale su misura da € 1.490
Aggiornato il
Una giornata alla segreteria
Tre linee, sempre occupate
Chi vuole prenotare, chi sposta, chi chiede un orario. La sala d'attesa, intanto, aspetta.
Ogni medico ha le sue regole
Giorni diversi, visite di durata diversa, prime visite più lunghe dei controlli. Ricordarle tutte è un mestiere.
Stanze e apparecchi contesi
L'ecografo serve a due specialisti. Sull'agenda di carta il conflitto si scopre quando arrivano entrambi i pazienti.
Il paziente non si presenta
L'ora è persa, e c'era una lista d'attesa di persone che l'avrebbero presa volentieri.
Il canone sale a ogni nuovo collaboratore
Uno specialista in più due pomeriggi al mese, e il programma chiede una licenza intera.
Non sai quali fasce restano vuote
Senti che il martedì pomeriggio è scarico, ma non hai un dato.
Che cosa fa il gestionale
Agenda a più risorse
Ogni appuntamento occupa un medico, una stanza e, se serve, un apparecchio. Il sistema propone solo combinazioni possibili.
Prenotazione online
Il paziente sceglie prestazione e medico, vede gli orari liberi e prenota. Decidete voi quali prestazioni rendere prenotabili.
Promemoria e disdetta
Un messaggio prima della visita, con la possibilità di disdire. L'ora liberata viene proposta a chi è in lista d'attesa.
Scheda del paziente
Anagrafica, visite, documenti, note. Le informazioni cliniche sono visibili solo ai sanitari autorizzati.
Accettazione e cassa
Arrivo del paziente, prestazione eseguita, importo: i dati sono pronti per il programma di fatturazione.
Numeri dello studio
Visite per medico e per prestazione, appuntamenti saltati, fasce orarie scariche.
Perché l’agenda di un poliambulatorio è difficile
In uno studio con un solo medico, l’agenda è una fila di orari. In uno studio con più specialisti diventa un incastro.
Ogni appuntamento deve trovare tre cose libere nello stesso momento: il medico, una stanza adatta e, a volte, un’apparecchiatura. E ognuna ha le sue regole:
- il cardiologo c’è il lunedì e il giovedì, e fa prime visite da quaranta minuti e controlli da venti;
- l’ecografo sta in una stanza sola, e lo usano in tre;
- una certa prestazione richiede una preparazione, quindi non si può fissare per il giorno dopo;
- un medico vuole dieci minuti liberi ogni quattro visite.
Chi lavora alla segreteria queste regole le ha in testa. Quando è in ferie, o quando arriva una persona nuova, cominciano gli errori.
Un gestionale su misura contiene le regole. Chi fissa un appuntamento vede soltanto gli orari in cui tutto ciò che serve è disponibile.
La prenotazione online, con giudizio
Non tutte le prestazioni sono adatte a essere prenotate dal paziente in autonomia. Per questo decidete voi, prestazione per prestazione:
- prenotabili online: controlli, visite di routine, prestazioni standard;
- su richiesta: il paziente lascia i dati e la segreteria lo richiama;
- solo dalla segreteria: ciò che richiede una valutazione.
Il paziente che prenota online lo fa spesso la sera, quando lo studio è chiuso. Sono prenotazioni che altrimenti sarebbero arrivate il giorno dopo, o da un’altra parte.
Il promemoria e la lista d’attesa
Il giorno prima il paziente riceve un messaggio con data, ora e indicazioni utili. Se non può venire, lo comunica con un tocco.
A quel punto succede la cosa più utile: l’ora liberata viene proposta in automatico a chi si era iscritto alla lista d’attesa per quel medico. Un buco diventa una visita.
Chi vede che cosa
In uno studio medico la riservatezza dipende anche dall’organizzazione degli accessi.
| Ruolo | Che cosa vede |
|---|---|
| Segreteria | Agenda, anagrafica, contatti, pagamenti |
| Medico | La propria agenda, le schede dei propri pazienti, le note cliniche |
| Direzione | I numeri dello studio, senza dati clinici |
Ogni consultazione di una scheda resta registrata. I ruoli li definiamo insieme a voi.
Capire come lavora lo studio
Dopo qualche mese il gestionale risponde a domande che prima si potevano solo intuire: quali fasce orarie restano scoperte, quante visite saltano e in quali giorni, quanto dura in media l’attesa per una prima visita con ciascuno specialista.
Sono i dati che servono per decidere se aggiungere un pomeriggio, spostare un medico, o aprire le prenotazioni online su una fascia poco richiesta.
Si comincia dall’agenda
Non serve cambiare tutto insieme. Si parte dall’agenda con prenotazione e promemoria; le schede e il resto arrivano dopo, quando l’agenda è entrata nelle abitudini.
Il primo passo è il preventivo guidato: alla voce su che cosa gestire scegliete «Appuntamenti e prenotazioni».
Con cosa lo costruiamo
Applicazione web utilizzabile da segreteria, studi e da casa. I dati stanno su un server in Europa gestito da noi, con accessi personali e copie di sicurezza quotidiane.
- PHP
- Laravel
- MySQL
- Email e SMS
- Permessi per ruolo
- Registro degli accessi
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Domande frequenti
Perché non usare uno dei programmi per studi medici già in commercio?
Se uno di quelli copre le vostre esigenze a un costo che vi sta bene, è la scelta giusta e lo diciamo. Il su misura conviene quando avete un'organizzazione che quei programmi non gestiscono, per esempio risorse condivise tra specialisti o percorsi con più prestazioni collegate, o quando il canone per medico è diventato sproporzionato.
È una cartella clinica elettronica?
No, se non la chiedete. Il nucleo è organizzativo: agenda, prenotazioni, anagrafica, accettazione. Si possono aggiungere note e documenti clinici con accesso riservato ai sanitari. Requisiti e obblighi legati alla documentazione sanitaria vanno definiti con voi e con i vostri consulenti prima dello sviluppo.
Come vengono protetti i dati dei pazienti?
Accessi personali, permessi diversi per ruolo, connessione cifrata, copie di sicurezza quotidiane in un luogo separato e registro di chi ha consultato che cosa. I dati sulla salute sono tutelati in modo particolare dal GDPR: progettiamo lo strumento di conseguenza, ma lo studio resta titolare del trattamento e gli adempimenti formali vanno seguiti con il vostro consulente per la privacy.
Si collega al programma con cui emettiamo le fatture?
Spesso sì, se quel programma permette di ricevere dati dall'esterno. In alternativa prepariamo un'esportazione giornaliera delle prestazioni eseguite. Lo verifichiamo all'inizio.
I medici possono vedere l'agenda dal telefono?
Sì, dal browser. Ogni medico vede la propria giornata e può bloccare un orario. Se serve, si può affiancare un'app.
Prima il prezzo di partenza. Poi decidi tu.
Rispondi a poche domande: capiamo cosa ti serve e ti diciamo da che cifra si parte. Nessuna telefonata a sorpresa.