I documenti dei clienti arrivano completi, e al posto giusto.
Per gli studi di commercialisti costruiamo un'area riservata in cui ogni cliente carica i documenti richiesti e scarica quelli che lo studio gli prepara, più uno scadenziario interno per adempimenti e pratiche. Lo studio vede subito chi ha consegnato e chi va sollecitato.
Gestionale su misura da € 1.490
Aggiornato il
Ogni scadenza fiscale, lo stesso copione
Documenti da ogni canale
Fatture fotografate su WhatsApp, estratti conto per email, una busta lasciata in portineria. Qualcuno deve mettere ordine.
Rincorrere i clienti
A una settimana dalla scadenza mancano ancora i documenti di metà dei clienti. Si passa la giornata a telefonare.
«Me lo può rimandare?»
Il modello dell'anno scorso, la visura, il prospetto. Lo studio fa da archivio personale di ciascun cliente.
Chi sta seguendo cosa
Per sapere a che punto è la dichiarazione di un cliente bisogna chiedere al collaboratore che la segue.
Che cosa costruiamo per lo studio
Raccolta guidata dei documenti
Per ogni cliente e per ogni adempimento, l'elenco di ciò che serve. Il cliente carica, la casella si spunta.
Cruscotto dello studio
Chi ha consegnato tutto, chi in parte, chi niente. Filtrabile per adempimento e per collaboratore.
Solleciti automatici
Un promemoria a chi è in ritardo, con la cadenza che decidi e il tono dello studio.
Consegna dei documenti
Dichiarazioni, modelli di pagamento, bilanci: il cliente viene avvisato e li scarica. Tu vedi quando l'ha fatto.
Scadenziario interno
Adempimenti ricorrenti generati per ogni cliente, assegnati a un collaboratore, con stato di avanzamento.
Sito dello studio
Pagine chiare sui servizi e sulle situazioni tipiche dei clienti che volete raggiungere.
Il lavoro che viene prima del lavoro
In uno studio di commercialisti una quota sorprendente del tempo non va nella consulenza né nelle elaborazioni. Va nel procurarsi i documenti: chiederli, sollecitarli, riceverli in formati improbabili, capire a chi appartengono, rinominarli, archiviarli.
È un lavoro che i clienti non vedono e che nessuno paga volentieri. Si ripete identico a ogni scadenza.
Lo strumento che costruiamo serve a spostare questo lavoro: una parte la fa il cliente, il resto lo fa il programma.
Come funziona la raccolta guidata
Per ogni cliente, e per ogni adempimento, lo studio prepara un elenco: questi sono i documenti che ci servono. Lo fa una volta; l’anno dopo l’elenco si ripropone da solo.
Il cliente riceve un invito. Entra, vede l’elenco, e accanto a ogni voce trova un pulsante per caricare il file, oppure per fotografare il documento con il telefono. Quando ha finito, tutte le caselle sono spuntate.
Per lo studio ogni documento arriva già associato al cliente, all’anno e al tipo. Nessuno deve più aprire una foto per capire di che cosa si tratta.
Il cruscotto: chi manca, in una schermata
A dieci giorni da una scadenza, la domanda è sempre la stessa: di chi mancano ancora i documenti?
Oggi la risposta richiede di scorrere email e cartelle. Con il cruscotto è una schermata: tre colori, completo, parziale, niente. Si filtra per adempimento o per collaboratore.
Chi è in ritardo riceve un sollecito automatico. Lo studio telefona solo a chi, dopo due solleciti, non ha ancora risposto.
La consegna, nel verso opposto
Lo stesso spazio serve a consegnare ciò che lo studio produce: la dichiarazione, i modelli di pagamento con le scadenze, il bilancio, i prospetti.
Il cliente riceve un avviso e scarica. Lo studio vede se e quando l’ha fatto: utile, quando si tratta di un pagamento con una scadenza.
E quando fra un anno gli servirà di nuovo quel documento, lo troverà lì, senza chiederlo a voi.
Gli adempimenti di ogni cliente, senza fogli di controllo
Molti studi tengono un foglio Excel con i clienti in riga e gli adempimenti in colonna, da spuntare a mano. Funziona, finché lo aggiorna una persona sola.
Lo scadenziario interno fa la stessa cosa in modo affidabile: gli adempimenti ricorrenti si generano da soli per i clienti a cui si applicano, ognuno è assegnato a un collaboratore, e lo stato è visibile a tutti. Chi coordina lo studio vede il carico di lavoro delle prossime settimane.
Un sito per i clienti che volete
Se lo studio vuole crescere in una direzione precisa, per esempio professionisti in regime forfettario, piccole società, attività appena avviate, il sito deve parlare a quelle persone.
Una pagina per ogni situazione, con le domande che quei clienti fanno davvero e risposte chiare, porta contatti più adatti di un elenco generico di servizi.
Per cominciare
Preventivo guidato: alla domanda su che cosa deve gestire il programma scegliete «Documenti da condividere con i clienti».
Con cosa lo costruiamo
Un'applicazione web raggiungibile dal sito dello studio, con la sua grafica. I clienti la usano dal browser, anche dal telefono.
- PHP
- Laravel
- MySQL
- Caricamento da telefono
- Avvisi via email
- WordPress per il sito
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Domande frequenti
Sostituisce il software fiscale dello studio?
No. Contabilità, dichiarativi e invii telematici restano nel programma che usate. Noi costruiamo ciò che sta prima e dopo: la raccolta dei documenti dai clienti, la consegna di ciò che lo studio produce, l'organizzazione interna del lavoro.
I clienti meno pratici riusciranno a usarla?
L'area è pensata per chi non ha dimestichezza: poche voci, parole semplici, caricamento anche con una fotografia dal telefono. Per i clienti che proprio non vogliono, la segreteria può caricare i documenti al posto loro, e il cruscotto resta completo.
Esistono servizi di condivisione file già pronti: che cosa cambia?
Una cartella condivisa contiene file, ma non sa che cosa manca. Qui ogni cliente ha un elenco di ciò che deve consegnare per ciascun adempimento, lo studio vede lo stato di tutti in una schermata e i solleciti partono da soli. È questa la parte che fa risparmiare tempo.
I dati fiscali dei clienti sono al sicuro?
L'accesso è personale, la connessione è cifrata, ogni cliente vede solo i propri documenti e ogni accesso resta registrato. I dati stanno su un server gestito da noi, con copie di sicurezza quotidiane. Lo strumento è progettato tenendo conto del GDPR; lo studio resta titolare del trattamento.
Quanto costa per uno studio piccolo?
Si parte da un modulo, di solito la raccolta documenti, con un prezzo di partenza che trovate nel preventivo guidato. Non c'è un canone per numero di clienti o di collaboratori.
Prima il prezzo di partenza. Poi decidi tu.
Rispondi a poche domande: capiamo cosa ti serve e ti diciamo da che cifra si parte. Nessuna telefonata a sorpresa.