Decine di aziende clienti, un solo posto ordinato.
Per gli studi di consulenza del lavoro costruiamo un portale in cui ogni azienda cliente trova i documenti del mese e invia presenze e variazioni in un formato già pronto per l'elaborazione. Si affianca al software paghe: mette ordine in ciò che arriva e in ciò che esce dallo studio.
Gestionale su misura da € 1.490
Aggiornato il
Il mese di uno studio paghe
Le presenze arrivano in venti formati
Un Excel, una foto del foglio firme, un'email scritta a parole, un messaggio vocale. Qualcuno le deve ribattere tutte.
Le variazioni comunicate all'ultimo
Un'assunzione, una malattia, un cambio di orario: dette al telefono il giorno delle elaborazioni, e mai messe per iscritto.
Consegnare i cedolini uno per uno
Decine di email con allegati, ogni mese. Con il rischio, sempre presente, di sbagliare destinatario.
«Ve l'avevo detto»
Quando nasce una contestazione, nessuno riesce a dimostrare che cosa era stato comunicato e in quale giorno.
Le scadenze dei contratti
Un tempo determinato che termina, un periodo di prova che finisce: l'azienda se lo ricorda quando è tardi, e chiama voi.
Le stesse domande, da tutte le aziende
Dov'è il modello di pagamento, com'è fatto il costo del personale, quando arriva il cedolino.
Che cosa costruiamo
Portale per le aziende
Ogni azienda entra con il proprio accesso e trova i documenti del mese, ordinati per periodo e per tipo.
Raccolta delle presenze
Un modulo uguale per tutti, da compilare online o caricando un file. Lo studio riceve dati già uniformi.
Variazioni tracciate
Assunzioni, cessazioni, assenze: l'azienda le comunica dal portale. Resta scritto chi, che cosa e quando.
Scadenze e avvisi
Il termine per l'invio delle presenze, la fine di un contratto a termine, un adempimento: avvisi automatici ad azienda e studio.
Cruscotto dello studio
Quali aziende hanno inviato i dati del mese, quali no, chi va sollecitato.
Accesso per i lavoratori
Se lo studio lo vuole: ogni dipendente scarica i propri cedolini, senza passare dall'azienda.
Uno studio paghe è un lavoro di flussi
Ogni mese, per ogni azienda cliente, succedono due cose. Lo studio riceve dati: presenze, assenze, variazioni. E lo studio consegna documenti: cedolini, modelli di pagamento, prospetti dei costi.
L’elaborazione, la parte che richiede la vostra competenza, sta in mezzo. E di solito è quella che funziona meglio, perché c’è un software pensato per farla.
Il tempo si perde prima e dopo: nel procurarsi dati completi e leggibili, e nel distribuire i risultati. Lì quasi nessuno studio ha uno strumento adatto. Si fa con email, telefonate e fogli.
I dati in entrata: stesso formato, per tutti
Il costo nascosto di uno studio paghe è la ribattitura. Ogni azienda manda le presenze a modo suo, e qualcuno deve portarle in una forma che il software accetti.
Con il portale ogni azienda compila lo stesso modulo, oppure carica un file con una struttura concordata. Quello che arriva allo studio è già uniforme, e si esporta nel formato che il vostro programma importa.
Il modulo può anche controllare: segnala un giorno senza indicazioni, un totale di ore inverosimile, un dipendente mancante. Gli errori si correggono alla fonte, prima che arrivino a voi.
Le variazioni, per iscritto
Buona parte dei problemi nasce da comunicazioni fatte a voce. Una malattia riferita al telefono, un cambio di livello detto di passaggio.
Quando le variazioni passano dal portale, ognuna ha una data, un autore e un contenuto. Non serve a mettere in difficoltà il cliente: serve a tutti e due per sapere, a distanza di mesi, come sono andate le cose.
I documenti in uscita: caricati una volta, smistati da soli
Finita l’elaborazione, lo studio carica nel portale i file prodotti dal software. Il sistema li distribuisce: a ogni azienda i suoi, nel periodo giusto.
Le aziende ricevono un avviso. Voi vedete chi ha scaricato e chi no.
Sparisce il rischio più temuto: l’allegato giusto inviato all’indirizzo sbagliato. Con dati come quelli di una busta paga, è un errore con conseguenze serie.
Il cruscotto del mese
A pochi giorni dalla chiusura, chi coordina lo studio apre una schermata e vede lo stato di ogni azienda: dati ricevuti, dati incompleti, niente.
Alle aziende in ritardo parte un sollecito automatico. Si telefona solo a chi non risponde nemmeno a quello.
Le scadenze che le aziende dimenticano
Un contratto a termine in scadenza, un periodo di prova che si conclude, un apprendistato che arriva alla fine: date che lo studio conosce, e che spesso l’azienda ricorda in ritardo.
Il portale può avvisare entrambi con l’anticipo utile. È un servizio che le aziende apprezzano, e che vi evita le telefonate dell’ultimo giorno.
Per cominciare
Si parte quasi sempre dalla consegna dei documenti, che è la parte più semplice da adottare. La raccolta delle presenze arriva subito dopo.
Primo passo: preventivo guidato, voce «Documenti da condividere con i clienti».
Con cosa lo costruiamo
Applicazione web con la grafica dello studio. I documenti prodotti dal software paghe si caricano in blocco e vengono smistati in automatico per azienda.
- PHP
- Laravel
- MySQL
- Caricamento in blocco
- Smistamento automatico dei documenti
- Avvisi via email
- Registro degli accessi
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Domande frequenti
Sostituisce il software paghe?
No. L'elaborazione di cedolini e adempimenti resta nel programma che lo studio usa. Il portale si occupa di ciò che sta intorno: raccogliere i dati dalle aziende, consegnare i documenti, tenere traccia delle comunicazioni.
Come vengono caricati i cedolini nel portale?
In blocco. Lo studio carica i file prodotti dal software paghe e il portale li assegna in automatico all'azienda giusta, e se serve al singolo lavoratore, leggendo il nome del file o il contenuto. Le regole di smistamento si definiscono all'inizio, sul formato che il vostro programma produce, e vanno verificate su un campione reale prima di partire.
Le aziende clienti riusciranno a usarlo?
Il portale chiede poche cose, sempre le stesse, ogni mese. Dopo il primo invio diventa un'abitudine. Per le aziende che faticano, lo studio può continuare a ricevere i dati come oggi e inserirli al posto loro.
I dati dei lavoratori sono protetti?
Accesso personale per ogni azienda, e se previsto per ogni lavoratore; connessione cifrata; copie di sicurezza quotidiane; registro di ogni accesso e di ogni download. Lo strumento è progettato tenendo conto del GDPR. Lo studio agisce di norma come responsabile del trattamento per conto delle aziende: ruoli e nomine vanno definiti con il vostro consulente per la privacy.
Si può collegare al nostro software paghe?
Dipende da ciò che il software permette. Il minimo, quasi sempre possibile, è l'esportazione delle presenze raccolte in un file nel formato che il programma sa importare. Lo verifichiamo all'inizio.
Prima il prezzo di partenza. Poi decidi tu.
Rispondi a poche domande: capiamo cosa ti serve e ti diciamo da che cifra si parte. Nessuna telefonata a sorpresa.