Come chiedere un preventivo e ricevere risposte utili.
Per ricevere preventivi precisi e confrontabili bisogna descrivere il problema, non la soluzione: che cosa fai oggi, che cosa non funziona, chi userà lo strumento, entro quando ti serve e quale budget hai in mente. Una pagina scritta bene basta, e ti evita cifre lontanissime tra loro.
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Perché le richieste vaghe costano care
La richiesta più comune che riceve chi sviluppa è lunga una riga: «Buongiorno, vorrei un preventivo per un sito», oppure «per un gestionale», «per un’app».
A una richiesta così si può rispondere in due modi. Con una cifra buttata lì, che non significa nulla. Oppure con dieci domande.
Se scrivi la stessa riga a tre fornitori, ognuno immaginerà un progetto diverso. Riceverai tre cifre che non hanno niente in comune, e sceglierai, senza saperlo, tra tre cose differenti.
Una richiesta scritta bene richiede mezz’ora. In cambio ottieni risposte più rapide, cifre confrontabili e, soprattutto, capisci subito chi ha letto davvero.
Descrivi il problema, non la soluzione
È il consiglio più importante.
Chi non è del mestiere tende a chiedere una soluzione: «mi serve un’app con il login e le notifiche». Ma quella soluzione l’ha immaginata senza conoscere le alternative, e potrebbe non essere la migliore, né la più economica.
Molto meglio raccontare la situazione: «Abbiamo quaranta clienti che ogni mese ci mandano documenti per email e WhatsApp. Perdiamo ore a riordinarli e a sollecitare chi è in ritardo.»
Da qui un buon fornitore può proporti la strada adatta. E dal tipo di proposta capisci molto di lui.
Che cosa scrivere: sette punti
1. Chi sei e che cosa fai
Due righe. Tipo di attività, quante persone, da quanto tempo. Serve a inquadrare la scala del progetto.
2. Com’è la situazione oggi
Che cosa usi adesso: carta, Excel, un programma, un sito vecchio. Che cosa funziona e che cosa no.
3. Che cosa vuoi che cambi
Il risultato che cerchi, in termini concreti. «Vorrei che i clienti prenotassero da soli.» «Vorrei sapere in ogni momento a che punto è una pratica.»
4. Chi lo userà
Quante persone, con quali ruoli. Solo tu e i collaboratori, o anche i clienti? Da computer, da telefono, fuori sede?
5. I vincoli
Che cosa non può cambiare: un programma con cui il nuovo deve dialogare, un sito esistente, una data, un obbligo di legge del tuo settore.
6. I tempi
Entro quando ti serve, e perché. Una scadenza vera è un’informazione preziosa. Una urgenza finta («il prima possibile») no.
7. Il budget
L’ordine di grandezza che hai in mente. Se non ne hai idea, dillo, e chiedi una proposta in due versioni: una essenziale e una completa.
Un modello da copiare
Chi siamo. [Tipo di attività], [numero] persone, a [città o «in tutta Italia»].
Situazione attuale. Oggi gestiamo [che cosa] con [strumento]. Il problema principale è [problema]. Ci costa circa [tempo o conseguenza].
Che cosa vorremmo. [Risultato 1]. [Risultato 2]. [Risultato 3].
Chi lo userà. [Numero] persone interne, [ruoli]. [Numero] clienti / utenti esterni. Soprattutto da [computer / telefono].
Vincoli. Usiamo già [programma], con cui dovrebbe [dialogare / convivere]. [Altri vincoli].
Tempi. Ci servirebbe entro [data], perché [motivo].
Budget. Pensiamo a una spesa nell’ordine di [cifra]. / Non abbiamo un riferimento: chiediamo una proposta essenziale e una completa.
Che cosa vorremmo ricevere. Una proposta con: descrizione di ciò che è compreso e di ciò che non lo è, fasi e tempi, costo di ogni fase, costi annuali successivi, a chi resta il codice.
Gli errori più comuni
Chiedere «solo un’idea del prezzo». Senza informazioni, un’idea del prezzo è un numero a caso. Nessuno serio la dà volentieri.
Elencare le funzioni di un concorrente. «Voglio un sito come quello di…» dice poco. Meglio dire che cosa ti piace di quel sito, e perché.
Nascondere il budget. Costringe tutti a indovinare.
Mandare richieste diverse a fornitori diversi. Rende impossibile il confronto.
Decidere guardando solo il totale. È l’errore più costoso. Il totale più basso spesso corrisponde al progetto più piccolo, o a quello con più voci «escluse».
Come confrontare le risposte
Metti le proposte una accanto all’altra e controlla, voce per voce:
| Che cosa controllare | Perché conta |
|---|---|
| Che cosa è compreso, in parole chiare | Per sapere se stai confrontando la stessa cosa |
| Che cosa è escluso | È lì che nascono i costi a sorpresa |
| Fasi e date | Per capire quando vedrai qualcosa di funzionante |
| Costi degli anni successivi | Server, manutenzione, licenze, canoni |
| Proprietà di codice e dati | Per non restare legato a vita |
| Come vengono gestite le modifiche | Capiterà di cambiare idea |
| Le domande che ti hanno fatto | Chi non ne fa, non ha capito o non gli importa |
L’ultima riga è la più rivelatrice. Un fornitore che risponde con una cifra senza averti chiesto nulla sta vendendo qualcosa di preconfezionato.
E il nostro preventivo guidato?
Segue lo stesso principio di questa guida: poche domande sulla situazione di oggi e su ciò che vuoi cambiare, diverse a seconda del tipo di progetto. In più ti dice subito il prezzo di partenza, così sai se siamo alla portata del tuo budget.
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Domande frequenti
Devo dire qual è il mio budget?
Sì, almeno come ordine di grandezza. Molti temono che il fornitore «si prenda tutto». In realtà succede il contrario: senza un riferimento ricevi proposte pensate per budget diversissimi, e non puoi confrontarle. Con un budget dichiarato, ognuno ti dice che cosa può fare con quella cifra, ed è lì che vedi le differenze.
Quanti preventivi conviene chiedere?
Tre sono sufficienti. Meno di due non permettono un confronto; più di quattro ti fanno perdere molto tempo, e i fornitori seri si impegnano meno quando capiscono di essere uno tra tanti.
Perché i preventivi che ho ricevuto sono così diversi?
Quasi sempre perché rispondono a domande diverse. Una richiesta vaga lascia a ciascun fornitore la libertà di immaginare il progetto: uno pensa a una soluzione minima, un altro a una completa. La differenza di prezzo riflette quella differenza, più che la convenienza. Si risolve con una richiesta più precisa, uguale per tutti.
Devo sapere che tecnologia voglio?
No, e in genere è meglio non imporla. Scegliere lo strumento adatto è parte del lavoro di chi sviluppa. Indicala solo se è un vincolo reale: per esempio hai già un sito WordPress, o un programma con cui il nuovo deve dialogare.
Un preventivo è vincolante?
Dipende da che cosa c'è scritto e da come viene accettato. Un preventivo firmato per accettazione, con oggetto, prezzo e tempi, ha valore di accordo. Per progetti importanti conviene un contratto che regoli anche proprietà del codice, pagamenti, modifiche e garanzia. Per i dettagli legali rivolgiti a un professionista.
Prima il prezzo di partenza. Poi decidi tu.
Rispondi a poche domande: capiamo cosa ti serve e ti diciamo da che cifra si parte. Nessuna telefonata a sorpresa.